Una de las claves del buen
funcionamiento de las organizaciones, cualquiera sea su rubro o tamaño, es la
calidad de la Delegación d Funciones,
entendiendo por tal, la asignación de responsabilidades pero también de la
autoridad y los medios para poder cumplirlas, dicho proceso es la clave para
poder mantener un buen funcionamiento institucional y contribuye en el
crecimiento personal y profesional de los colaboradores.
Un equipo de trabajo necesita de
la gerencia o dirección de la organización, la suficiente delegación de
atribuciones para poder ejecutar sus tareas, siempre en relación a su
experiencia y competencias para las mismas a su cargo.
Obviamente existen actividades o
rubros donde la delegación puede y debe ser mayor, y otros donde se trabaja con
más control y supervisión. Pero si queremos tener unidades económicas sólidas y
con perspectiva de futuro, es preciso entender que las empresas son Sistemas, es decir, organizaciones con diversos componentes, donde el factor
humano y su realización en el trabajo es fundamental. Esto es lo que suele
llamarse por algunos autores mundiales relevantes una “Organización
Inteligente”. Una de las claves para conformar una Organización Inteligente es
justamente la habilidad y capacidad para DELEGAR funciones, por parte de la dirección
o gerencia de las empresas.
Es muy claro que para delegar la
Dirección o Gerencia debe tener CONFIANZA personal y funcional en la persona
que va a ser objeto de la delegación. Indudablemente esta persona debe reunir
requisitos de conocimiento y experiencia, además de cualidades personales, que
ameriten su capacidad de llevar adelante las tareas que le son delegadas.
Pero es importante una
observación: cada persona tiene su propio estilo y personalidad, y dentro de
parámetros que son fijados por las empresas (que pueden ser también cambiados,
como procedimientos, procesos, metas, reglamentos de trabajo, etc.), es
importante que la persona delegada pueda desplegar su creatividad y capacidad.
Incluso debemos estar dispuestos a que tenga cierto margen de error, ya que de
lo contrario sería imposible la delegación, y primaría la creencia errónea que
si delegamos funciones, nadie lo puede hacer como nosotros.
“Las organizaciones que cobrarán
relevancia en el futuro serán las que descubran cómo aprovechar el entusiasmo y
la capacidad de aprendizaje de la gente en todos los niveles de la
organización”.
Es que las empresas actualmente,
son organizaciones donde de alguna forma TODOS estamos siempre aprendiendo,
pero estos procesos de aprendizaje se pueden fomentar para justamente conformar
la organización inteligente, aquella que
tiene una ventaja competitiva sobre otras porque es capaz de asimilar y aplicar
conocimientos en forma más extensa y rápida. Si los equipos NO aprenden, la
organización no puede aprender.
Si nos ponemos a pensar ejemplos,
todos tenemos conocimientos de empresas en donde el personal fue logrando una
integración de sus habilidades y saberes, hasta lograr ser un gran equipo de
trabajo, con excelentes resultados. Esto mismo obviamente se aplica al deporte
o a muchas otras disciplinas, donde este proceso extraordinario se puede dar
para lograr conformar un equipo de alto rendimiento, cosa que es un proceso, ya
que no se logra en el corto plazo. Es que la inteligencia de un equipo bien
integrado SUPERA la inteligencia de sus integrantes individuales, y puede
desarrollar aptitudes extraordinarias para el trabajo coordinado y en conjunto,
permitiendo a su vez RESULTADOS y el crecimiento de cada uno de los
integrantes.
En este marco conceptual
entonces, la DELEGACION de funciones
cobra una importancia capital, para contribuir a lograr esas organizaciones
inteligentes con capacidad continua de superarse a sí mismas y crecer.
Claves para una delegación
exitosa
Desde nuestro punto de vista, los
principales que hay que tomar en cuenta son los siguientes:
-
Tener muy
clara la función que se va a delegar, sus claves, objetivos centrales y por
supuesto las tareas.
-
Tener un
Perfil también claro del tipo de persona a la cual se va a delegar, en sus
cualidades personales, sus aspectos comportamentales, y por supuesto idoneidad
para la función. Con una salvedad: a veces podemos y hasta debemos delegar
ciertas funciones en personas que no están totalmente preparadas para esas
tareas, pero que tienen un nivel de compromiso y motivación que les permitirá
sin duda, en poco tiempo adquirir los conocimientos prácticos para la misma.
-
Delegar responsabilidades por supuesto, pero también autoridad para poder ejercerla, y
los medios adecuados.
-
Generar
confianza en los procesos de delegación, mediante el, Coaching, apoyo y una
buena coordinación, y no tanto una supervisión estrecha que impida el
desarrollo o la mejor aplicación del delegado.
-
Aplicar
procesos de capacitación específica para fortalecer la posición y el
conocimiento aplicado de las personas que han sido delegadas, mejorando por lo
tanto su autoestima y confianza para la función.
-
Delegar
no es trasladar la responsabilidad de la decisión, En un proceso de
delegación hay dos responsables: la persona que delega y el delegado. El éxito
de la decisión del subordinado será también
el éxito del superior, de la misma manera, si el delgado fracasa, quien
delegó asumirá también su responsabilidad.
-
Estar
dispuesto a Aceptar errores (dentro de ciertos márgenes), en este proceso
de crecimiento y consolidación de la persona a cargo de la función.
El Imperio Incaico y la delegación de funciones
Un ejemplo de delegación de
funciones y de organización inteligente lo constituye el Imperio Incaico, esto
se consolida alrededor de 1450, El inca Pachacutec vence en la guerra a los
Chancas, sus principales rivales, y se erige como el noveno gobernante del
Cuzco. Este triunfo fortalece a los Incas y posibilita a Pachacutec organizar
un estado imperial.
El Imperio de los Incas desde el
punto de vista de organización política, fue una monarquía absolutista y
teocrática. El poder estaba centrado en el Inca a quien se le consideraba de
origen divino. El derecho de gobernar se tenía por herencia. De esta forma el
esquema de la organización política era el que sigue:
. El Inca
. El Consejo Imperial.- Jefes de
los 4 suyos (Suyuyuc-Apu)
. El Auqui .-Príncipe Heredero
. El Apunchic.-El Gobernador de
provincias
. El Tucuyricuj .-Funcionarios
públicos que viajaban de incognitos por el imperio
. El Curaca.-Eran los antiguos
jefes de tribus sometidas a quienes se les conservaba su poder por haberse
sometido al vasallaje y sumisión al Inca.
Cuando los Incas llegaron a la
costa central del Perú (formado por los valles de Lurín, Rímac y Chillon), lo
anexaron al Tawantinsuyo (Imperio Incaico) y en esta región organizaron el
wamani(provincia) de Pachacámac dividida en 4 Hunos(distritos): Pachacámac,
Surco, Maranga y Carabayllo). Nombrando y delegando en cada caso autoridades y
representantes que hicieron posible el gobierno y control de toda la región.
Tomando en cuenta el tamaño y
monumentalidad de los restos arqueológicos hallados en el valle del Rímac, se
deduce que los principales sitios en tiempos de los Incas fueron Armatambo,
Maranga, Limatambo, Mateo Salado y Huaquerones (Puruchuco).
Como podemos ver, la delegación
de funciones es una técnica que ha sido usada a través del tiempo y bien
aplicada es capaz de generar una
“Vision” compartida estimulante con las personas a las cuales se les delega
funciones, o sea una imagen del futuro que se quiere lograr, adónde apuntamos a
mediano y largo plazo, un cierto sentido de “Misión”, esto une mucho a la gente en torno a una identidad y aspiración común,
y genera compromiso genuino porque NO es impuesto. La gente actúa y aprende no
porque se les ordene, sino porque lo desea…!Eso es motivación!...Las
organizaciones son sistemas, y en ellos, el desarrollo, aprendizaje y
compromiso de las personas ha sido y será siempre fundamental.
